業務の改善に欠かせない4原則「ECRS」の考え方と注意点を解説

長期的なビジネスには、計画・実行・評価・改善のサイクルが非常に重要です。ビジネスの成果を定期的に見直し、業務の効率化や生産性の向上に務めることが不可欠です。しかし、実際は業界で流行している施策を安易に採用してしまうことも少なくありません。

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最も重要なのは施策の導入ではなく、自社のビジネスモデルや状況に合った方法を選択することです。今回は適切な改善方法を導き出す手段として有効な「ECRS」の考え方と注意点について解説します。

ECRSとは

ECRSとは、ビジネスの改善方法を検討するための4つの思考方法の頭文字をとったものです。それぞれ下記を指します。

「E: 排除する」

Eは「業務や成果の価値を落とさずになくせる工程やコストがないか？」といった思考法で、業務改善を考える際に最もはじめに検討すべきポイントです。最もイメージしやすい施策ですので、実施時の負担やコストが低いとされます。重要なのは、検討時に業務の成果や目的に即し、業務や成果の価値を落とすことがないよう留意することです。

「C: 結合する」

「異なる手順や作業を同時並行・同時処理できないか？」という思考法です。似たような作業や同様の設備・資源を活用して行うような工程をひとまとめにすることで、必要となる設備や資源、マンパワーなどを有効活用することができる可能性があります。
全体として、「業務手順や作業工程を結合することで業務成果が上がるか？」といった考え方を行うと良いでしょう。

「R: 再編成する」

排除や結合・分割が完了した業務やビジネスモデルに関して、「全体の構成や流れを見直し作り変えることができるか？」といった考え方です。業務の処理順序を変更したり、人員の最適配置を考えたり、全体を俯瞰してより効果的な仕組みを考え出すことが必要になります。

「S: 簡素化する」

「複雑な工程や業務をもっとシンプルにできないか？」という考え方で、改善活動の最後に理想の業務や行程の形を検討する方法です。一見排除の概念と少し似ていますが、「簡素化・単純化」の行程は、「排除」の改善行程では廃止されなかった業務や行程を最適な状態にする「仕上げ」のような改善活動であると言えます。

ECRSを活用してビジネスプロセスを改善するには

ECRSの考え方を理解できたら、次は実際に自社のビジネスに適用して考える必要があります。
まずは、改善したい対象の業務プロセスを取り上げます。取り上げた業務が自社のビジネスモデルにどのように貢献しているか、生み出している価値は何か、を必ず定義しておきましょう。その次に、業務を構成する工程・作業を1つずつ取り上げ、ECRSそれぞれの視点から分析・評価します。

例えば、対企業の営業活動において、テレアポを行う業務を取り上げたと仮定します。この時、テレアポによって生み出したい成果は、達成したい売上から逆算して「1カ月で30件のアポを取ること」だと設定します。この成果を踏まえて、業務を4つの観点で分析します。
分析していくと、例えば

• 毎日紙で提出していた営業日報を廃止（E: 排除する）
• これまで別々に行っていた朝礼と営業成果報告のミーティングを同時に行う（C: 結合する）
• これまで個別にテンプレ化していたテレアポの原稿を社内全体で資産として共有し、各社員が過去の原稿を元に自分の顧客に対するテレアポ原稿を作成する（R: 再編成する）
• 今まで表計算ソフトで行なっていた営業記録・数値管理を専用のツールに置き換える（S: 簡素化する）

など、様々な施策が出てくると思います。

施策が出揃ったら、それらの施策がどの程度有効か・実施価値があるかを評価する段階に入ります。例えば、「その施策を導入するにはどのくらいの資金が必要か」「導入した後、実行する際に障害がないか」「実行することで得られる期待効果はどの程度か」などの指標で評価するのが有効でしょう。
テレアポ業務の施策例で言えば、「今まで表計算ソフトで行なっていた営業記録・数値管理を専用のツールに置き換える（S: 簡素化する）」で想定したツールの価格が高く、導入が難しい場合があるかもしれません。
よって、施策を検討した後は必ず施策を評価し、相対的に有効な施策を選択・実行していくべきだと言えます。

ECRSの活用を行う際に注意すること

ECRSを使って分析を行うと、非常にたくさんの施策が浮かぶことがあります。
効果が期待される施策をたくさん挙げられるのは良いですが、実行する負担やコストを鑑みると、導入できる施策数やかけられる予算は限られてきます。また、分析を行う立場では有効だと思った施策も、現場で働く労働者にとっては見当違いな施策だと見なされる場合もあります。したがって、検討した施策のうちどれを導入すべきかは、シビアに見極めるべきです。施策の効果を評価する際は、必ず現場担当者の視点を盛り込んで検討するようにしましょう。

また、ECRSの考え方を用いるとどうしても「無駄の削除」に思考が傾いてしまうことを理解すべきです。無駄を省くという考え方で業務を分析した後は、必ずその対になる「価値の創出」に焦点を当てると良いです。業務改善に最適な施策を検討・導入していくには、ノウハウやフレームワークに偏り過ぎず、ビジネスの本質的な価値を念頭に置くことが大切です。

今回の記事では、ECRSという業務改善の4原則について、概念と活用方法、注意事項について解説しました。業務改善のための考え方や施策は非常に豊富にありますが、重要なのは「施策を導入すること」ではなく「業務の成果が上がること」「コストが下がること」です。そのためには施策を導入して満足するのではなく、本当に求めた成果が上がっているか・狙ったコストが削減できているか、といったポイントを継続的に評価・改善することが必須です。改善活動をより長期的な目線で計画し、その中でぜひ本記事で紹介したECRSの概念を活用してみてください。